Lebens und Dokumentationszyklus#

Der Lebens- und Dokumentationszyklus bildet in i-doit ab, in welchem Stadium sich eine IT-Komponente befindet -- und in welchem Zustand die Dokumentation selbst steht.

IT-Komponenten durchlaufen einen Lebenszyklus: Sie werden geplant, angeschafft, betrieben und irgendwann ausgemustert. i-doit macht diesen Zyklus nachvollziehbar. Gleichzeitig kannst du auch die Dokumentation selbst archivieren und löschen.

Lebenszyklus von IT-Komponenten#

Der Lebenszyklus einer IT-Komponente wird im CMDB-Status dokumentiert. Bei einer frischen Installation von i-doit sind folgende CMDB-Status verfügbar:

• Geplant
• Bestellt
• Geliefert
• Montiert
• Getestet
• In Betrieb (nicht editierbar)
• Defekt
• Außer Betrieb (nicht editierbar)
• In Reparatur
• Aus Reparatur geliefert
• Gelagert
• Verschrottet
• i-doit Status (nicht editierbar)
• Template (nicht editierbar)

Der CMDB-Status kann in den Objektlisten als Spalte dargestellt werden, um möglichst schnell den Soll-Zustand eines dokumentierten Objekts zu recherchieren.

CMDB-Status pro Objekt angeben#

Um den gesamten Lebenszyklus eines Objekts abzubilden, wird pro Objekt das Attribut CMDB-Status in der Kategorie Allgemein verwendet. Wird ein neues Objekt angelegt, erhält dies In Betrieb als CMDB-Status, solange nichts anderes explizit angegeben wurde.

CMDB-Status verwalten#

Das Hinzufügen, Ändern oder Löschen eines CMDB-Status erfolgt über Verwaltung → Vordefinierte Inhalte → CMDB-Status. Pro CMDB-Status werden folgende Angaben benötigt:

• Eindeutige Bezeichnung bzw. Sprachkonstante (zur Übersetzung)
• Eindeutige Konstante (beispielsweise für die Nutzung der API hilfreich)
• Farbe (wird in Objektlisten, der Allgemein-Kategorie, im CMDB-Explorer und an vielen anderen Stellen verwendet)

Lebenszyklus der IT-Dokumentation#

Neben den zu dokumentierenden Objekten kann auch die Dokumentation an sich einem Lebenszyklus unterstellt werden. Wird ein Dokumentations-Artefakt nicht mehr benötigt, kann es archiviert werden. Ebenso kann ein Artefakt als gelöscht markiert werden, damit eine für die IT-Dokumentation verantwortliche Person dieses Artefakt unwiderruflich über Purge löscht.

Zustände#

So gut wie alle Dokumentations-Artefakte (Objekte, Kategorie-Einträge, Werte in Dialog+-Feldern u.v.m.) erhalten einen Zustand:

• Normal:
  Beim gewöhnlichen Arbeiten (anlegen, ändern) erhält jedes Artefakt diesen Zustand und kann überall verwendet werden.
• Archiviert:
  Das Artefakt wird aus der IT-Dokumentation ausgeblendet. Die weitere Verwendung, beispielsweise Verknüpfungen sind nicht mehr möglich.
• Gelöscht:
  Das Artefakt soll unwiderruflich gelöscht (Purge) werden, existiert aber noch vollständig mit allen Beziehungen in der IT-Dokumentation. Ansonsten gleicht dieser Zustand dem von Archiviert.

Der Zyklus sieht vor, dass jedes Dokumentations-Artefakt den Zustand Normal erhält. Später folgt Archiviert, danach Gelöscht. Eine Wiederherstellung in den vorherigen Zustand ist jederzeit möglich.

Neben diesen drei Zuständen existieren bei Objekten Sonderfälle:

• Unfertig:
  Wird ein neues Objekt erstellt, aber nicht gespeichert, erhält es diesen Zustand. Dies passiert beispielsweise, wenn ein Objekt zwar neu angelegt, aber der Button Speichern nicht gedrückt wird. Diese Objekte lassen sich nur über einen Report aufspüren und dann weiter verwenden. Daher sollten diese regelmäßig gelöscht werden. Dies kann über Verwaltung → [Mandanten-Name] Verwaltung → Systemreparatur und Bereinigung → Unfertige Objekte entfernen gemacht werden. Alternativ kann dies auch automatisch geschehen. Mehr dazu findest du weiter unten in diesem Artikel.
• Template:
  Ein Objekt kann als Vorlage für weitere Objekte fungieren.
• Änderungsvorlage:
  Ein Objekt kann als Änderungsvorlage für die Massenänderung fungieren.

Soll ein Dokumentations-Artefakt unwiderruflich gelöscht werden, folgt nach der Markierung als Gelöscht die Funktion Purge. Dies ist allerdings kein Zustand, denn alle Daten (auch der bisherige Zustand und jegliche Logbuch-Einträge) gehen dabei verloren, sodass nicht mehr nachvollzogen werden kann, dass dieses Objekt jemals existiert hat. Diese Funktion sollte also mit Bedacht verwendet werden.

Objekte archivieren, als gelöscht markieren oder unwiderruflich löschen (purge)#

Den Zustand eines Objekts siehst du in der Allgemein-Kategorie. Um ein oder mehrere Objekte in einen anderen Zustand zu versetzen, gehst du so vor:

1. Öffne die Objekt-Liste.
2. Markiere die Checkboxen der gewünschten Objekte.
3. Klicke auf Archivieren, Löschen oder Purge.

Du kannst immer nur in den nächstmöglichen Zustand wechseln. Ein Objekt im Status Normal kannst du aus der Liste heraus nur archivieren. Zum Löschen filterst du oben rechts nach archivierten Objekten und wechselst dann in den Zustand Gelöscht. Mit Wiederherstellen kehrst du jederzeit zum vorherigen Zustand zurück.

Beim unwiderruflichen Löschen (Purge) erfolgt keine Rückfrage -- es sei denn, es bestehen Beziehungen zu anderen Objekten.

Kategorie-Einträge archivieren, als gelöscht markieren oder unwiderruflich löschen (Purge)#

Eine ähnliche Funktionalität wie bei Objekten existiert bei manchen Listen-Kategorien ("Multi-Value"). Hierüber lassen sich Kategorie-Einträge archivieren, als gelöscht markieren und purgen.

Vereinfachtes Löschen (Quickpurge)#

Normalerweise musst du ein Dokumentations-Artefakt erst archivieren und dann als gelöscht markieren, bevor du es unwiderruflich löschen kannst. Um diesen Zyklus abzukürzen, aktivierst du den Button Quickpurge unter Verwaltung → [Mandanten-Name] Verwaltung → CMDB → Quickpurge-Button aktivieren. Damit kannst du ein Objekt oder einen Kategorie-Eintrag unabhängig vom aktuellen Zustand sofort unwiderruflich löschen.

Auflisten aller archivierten oder als gelöscht markierten Objekte#

Um alle archivierten oder als gelöscht markierten Objekte aufzulisten, erstellst du am besten einen Report über den Abfrage-Editor.

Unfertige/archivierte/gelöscht markierte Objekte oder Kategorie-Einträge gesammelt löschen (Purge)#

Fast immer sind unfertige Objekte unerwünscht, denn sie sind nicht sichtbar und somit nicht zu bearbeiten. Aber auch archivierte oder als gelöscht markierte Objekte sind oftmals unerwünscht. Dasselbe gilt für Kategorie-Einträge. Daher bietet es sich an, diese unerwünschten Dokumentations-Artefakte permanent zu löschen (Purge). Hierfür existieren zwei Wege: manuelles oder automatisches Löschen.

Manuelles Löschen#

Du löschst diese Artefakte über die Web GUI unter Verwaltung → [Mandanten-Name] Verwaltung → Systemreparatur und Bereinigung → Objekte bzw. Kategorien. Nach dem Klick auf einen der angebotenen Buttons zeigt i-doit dir die Anzahl der zu löschenden Objekte oder Kategorie-Einträge an. Nach dem Löschen erscheint am unteren Seitenrand eine Statistik mit der Anzahl der gelöschten Einträge.

Automatisches Löschen#

Das i-doit console utility bietet dir ebenfalls die Möglichkeit, unerwünschte Objekte unwiderruflich zu löschen. Weitere Optionen zeigt dir die --help Option.

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sudo -u www-data console.php system-objectcleanup -u admin -p admin -i 1 --objectStatus 3

Der Automatismus besteht darin, den Aufruf per Cronjob regelmäßig auszuführen.

Zustandsänderungen im Logbuch#

Im Logbuch werden Zustandsänderungen vollständig erfasst. Erst wenn ein Objekt bzw. ein Kategorie-Eintrag unwiderruflich gelöscht wird (Purge), werden auch alle zugehörigen Logbuch-Einträge endgültig gelöscht.